Criciúma (SC)
Mesmo em um cenário cada vez mais digital, empresas brasileiras ainda precisam manter parte significativa de seus documentos físicos por décadas. Registros trabalhistas, prontuários médicos, contratos e documentos fiscais possuem prazos mínimos de guarda definidos por diferentes legislações, o que mantém a gestão documental como uma atividade estratégica dentro das organizações.
O tema ganha ainda mais relevância diante do crescimento acelerado do volume de dados no mundo. Segundo levantamento da consultoria IDC (International Data Corporation), cerca de 90% de todos os dados existentes atualmente foram produzidos nos últimos anos, impulsionados pela digitalização das atividades econômicas, pela expansão da internet e pelo avanço de tecnologias como computação em nuvem e inteligência artificial. A estimativa é que o volume global de dados continue dobrando a cada poucos anos.
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Dentro das empresas, parte dessa produção de informação se materializa em documentos que precisam ser organizados, protegidos e acessados com segurança.
No Brasil, além da necessidade operacional, há também uma forte dimensão regulatória. Diversas legislações determinam prazos mínimos para a guarda de documentos corporativos. A legislação tributária, baseada no Código Tributário Nacional, estabelece que documentos fiscais devem ser preservados por pelo menos cinco anos. Já registros ligados à relação de trabalho podem exigir guarda prolongada de até 30 anos para comprovação de direitos previdenciários e trabalhistas.
“Na administração pública e no setor privado, a guarda correta de documentos é fundamental para garantir transparência, rastreabilidade das informações e segurança jurídica em processos de auditoria ou fiscalização”, afirma o Controlador-Geral do Município de Criciúma, Felipe Borusiewicz Tavares.
Na área da saúde, a exigência é ainda mais rigorosa. De acordo com normas do Conselho Federal de Medicina, prontuários médicos devem ser mantidos por pelo menos 20 anos após o último registro do paciente.
“A guarda adequada de prontuários médicos é uma garantia tanto para o paciente quanto para o profissional de saúde. Esses registros são fundamentais para a continuidade do cuidado e para a segurança jurídica da prática médica”, destaca Francisco Carvalho Veras, Delegado Conselho Regional de Medicina em Criciúma.
Esse conjunto de exigências faz com que organizações de diferentes setores — especialmente hospitais, cartórios, instituições financeiras e concessionárias de serviços — precisem manter estruturas capazes de preservar e localizar grandes volumes de documentos ao longo do tempo.
Arquivo físico ainda tem papel relevante
Apesar do avanço da transformação digital, especialistas apontam que a migração completa do papel para o ambiente digital ainda é um processo gradual. Muitas organizações acumulam décadas de documentação física produzida antes da adoção de sistemas eletrônicos.
Digitalizar integralmente esse acervo pode exigir investimentos elevados em equipamentos, equipe técnica e tempo de processamento. Por isso, a gestão estruturada de arquivos físicos continua sendo uma solução importante, especialmente quando integrada a sistemas digitais de controle e rastreamento.
Quando essa organização não existe, os impactos aparecem rapidamente: perda de documentos, retrabalho, dificuldade de acesso às informações e aumento do risco jurídico.
Do arquivo físico à gestão digital
No Sul de Santa Catarina, esse tipo de operação aparece na atuação da ArquivvA, empresa especializada em guarda, organização e digitalização de documentos corporativos. Com unidades em Criciúma e Forquilhinha, a empresa atende organizações de diferentes setores, entre elas hospitais, cartórios, instituições financeiras e concessionárias.
Atualmente, a estrutura administra 88.647 caixas arquivadas, que somam aproximadamente 265 milhões de folhas armazenadas, além de mais de 8 milhões de documentos digitais gerenciados em ambiente de nuvem.
“Cada caixa possui identificação por código de barras, registro em sistema e lacre de segurança. A partir do momento em que o material entra na estrutura de arquivamento, conseguimos rastrear exatamente onde ele está e quantas vezes foi movimentado”, explica a administradora da ArquivvA – Digitalização e Guarda de Documentos, Aline Trento Búrigo Nimer.
Além da guarda física, muitas empresas também têm investido na digitalização para facilitar o acesso às informações e reduzir a dependência de consultas presenciais.
Nesse processo, documentos passam por tratamento técnico, organização e indexação em sistemas digitais, permitindo buscas rápidas e controle de acesso.
“A digitalização não elimina a necessidade de gestão documental. Pelo contrário, ela amplia a importância de sistemas seguros para armazenar e gerenciar informações digitais”, afirma o gerente de Tecnologia da Informação da Imatec Imagem e Tecnologia, Rafael Fischer.
Segundo ele, a infraestrutura tecnológica utilizada nesse tipo de operação envolve data centers, sistemas de criptografia, backups diários e controle de acesso aos arquivos, garantindo proteção contra perda de dados ou ataques cibernéticos.
Para muitas organizações, a terceirização da guarda documental também representa ganho de eficiência operacional. Espaços antes ocupados por salas e arquivos físicos podem ser destinados a atividades administrativas ou produtivas.
Em um ambiente empresarial cada vez mais orientado por dados, a gestão documental passa a ser vista não apenas como uma obrigação legal, mas como parte da estratégia de governança e organização das empresas.
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